No mercado de trabalho, e principalmente na área de Recursos Humanos (RH) ou Desenvolvimento Humano Organizacional (DHO), está cada vez mais comum ouvir a palavra absenteísmo. Este termo significa a falta ou ausência dos colaboradores por meio de faltas, atrasos ou acidentes, podendo ser ocasionados por motivos como problemas de saúde, pessoais e familiares.

Uma pesquisa realizada pela empresa Gallup mostrou que nos Estados Unidos são perdidos 84 milhões de dólares por causa da falta de produtividade, que é um dos impactos do absenteísmo.

Cada empresa pode calcular sua taxa de absenteísmo e essa informação pode ser importante para entender e analisar a satisfação geral dos funcionários e o clima organizacional. Quanto maior a taxa, mais fraca a cultura da empresa e a satisfação geral.

O absenteísmo, quando não resolvido, gera um efeito bola de neve afetando outros talentos e toda a organização. Por isso, preparamos este conteúdo para ensinar como calcular a taxa de absenteísmo e como reduzi-la.

A inteligência de dados da HealthBit fornece informações e insights valiosos sobre a taxa de absenteísmo da empresa, reduzindo essa taxa com ações efetivas focadas nas necessidades da organização.

Impactos do absenteísmo na empresa

Antes de ensinar como calcular a taxa de absenteísmo, também é importante saber quais são os principais impactos que podem ser causados pela ausência de um colaborador:

• Falta de produtividade de quem falta e o impacto negativo na equipe;
• Sobrecarga de trabalho;
• Riscos de erros no processo e retrabalho;
• Menos foco em cada tarefa devido a falta de tempo para concluir todas as atividades;
• Redução da qualidade do trabalho;
• Insatisfação das pessoas da equipe;
• Possibilidade de rotatividade de talentos;
• Aumento de custos, que pode ocorrer pelo possível desligamento de um colaborador, seja o próprio que está se ausentando ou outro membro da equipe;
• Aumento de conflitos entre colegas;
• Deterioração do bom relacionamento interpessoal e do clima organizacional.

Além dos impactos financeiros, como o de um possível desligamento e custos com novos processos, o absenteísmo sobrecarrega os colaboradores remanescentes e demanda tempo e recursos com entrevistas e treinamentos.

Existem muitas formas de entender essa questão e ajudar a controlá-la, como a taxa de absenteísmo da empresa, o clima do local e a satisfação dos funcionários.

Como calcular a taxa de absenteísmo

Mais do que observar se algum colaborador está se ausentando muito, é importante colocar em números e entender realmente qual a taxa de absenteísmo de toda a organização. Para analisar o nível mensal, existe um cálculo que indica a taxa de ausência dos colaboradores:

1. Multiplique o número de colaboradores pelo número de horas que deveria ser trabalho no mês

Vamos tomar como exemplo uma empresa que tem 50 funcionários e todos deveriam trabalhar durante 8 horas diariamente e, naquele mês, houveram 20 dias úteis. Assim, começamos a conta multiplicando todos esses números para encontrar quantas horas totais deveriam ter sido trabalhadas naquele período por todos os colaboradores.

50*8*20 = 8000, que equivale ao número de horas que deveriam ser trabalhadas naquele período por todos os colaboradores da empresa.

2. Some atrasos, dias de falta e saídas antecipadas de cada pessoa e transforme em horas

Mesmo que as faltas, saídas e atrasos sejam justificados, é preciso considerá-las e contar todas neste momento. Para isso, vamos supor que um colaborador ficou fora por duas horas para uma consulta médica e outro funcionário também ficou fora por três horas para um exame. Assim, a conta fica:

2 + 3 = 5 horas nas quais os colaboradores ficaram fora.

Neste momento do cálculo, adicione também a quantidade de horas e faltas que ocorreram. Por exemplo, nessa mesma empresa, além das 5 horas que os funcionários se ausentaram, também houveram duas pessoas que faltaram por dois dias.

Assim, vamos calcular essas horas de falta. Lembrando que, por dia, os colaboradores trabalham por 8 horas, então, vamos multiplicar 8 por 2 para ver quantas horas cada um deles se ausentou.

2*8 = 16.

E, como foram dois funcionários que faltaram por esse tempo, vamos multiplicar o 16, de quantas horas cada colaborador perdeu, por 2, para contarmos quantas horas os dois colaboradores se ausentaram ao todo.

16*2 = 32 horas de faltas. 

No fim, então, temos 5 horas de ausência por questões médicas de dois colaboradores e 32 horas de falta de outros dois funcionários. Somando, fica: 5+32 = 37. O que significa que, ao todo, naquele mês, foram perdidas 37 horas de trabalho na empresa.

3. Divida o número de horas perdidas pelo total que deveria ser trabalhado

Agora, pegue este último número (o total de horas perdidas) e o divida pela primeira conta feita, a que mostrava a quantidade de horas que deveriam ser trabalhadas naquele período.

Continuando com o nosso exemplo, há um total de 37 horas perdidas e, no total da empresa, deveriam ser trabalhados 8000 horas por mês. Assim, nessa etapa a conta fica:

37/8000= 0,004625.

4. Por fim, multiplique o último número por 100 para encontrar a taxa

Para encontrar a taxa, vamos deixá-la em porcentagem. Para isso, é importante pegar o último número obtido no cálculo, que no nosso exemplo foi 0,004625, e multiplicá-lo por 100 para encontrar a taxa de absenteísmo:

0,004625*100 = 0,4625% é a taxa de absenteísmo da empresa fictícia do nosso exemplo.

Tendo sempre em mente que, de acordo com os 13 indicadores, objetivos e metas para a qualidade de uma empresa, feitos pela Associação Brasileira de Controle de Qualidade, o máximo ideal de uma taxa de absenteísmo é 1,5%, essa organização do exemplo está com uma ótima taxa de absenteísmo.

E depois de ter a taxa de absenteísmo em mãos, existem muitas medidas que a empresa pode tomar para controlar o absenteísmo.

Como controlar o absenteísmo

Promova e incentive uma comunicação clara e transparente entre todos

O RH pode promover uma comunicação clara e transparente entre os colaboradores por meio de incentivos e treinamentos, criando um ambiente de trabalho positivo e harmonioso. Uma comunicação eficaz evita especulações e fofocas, permitindo que todos saibam o que está acontecendo e possam expressar preocupações de maneira construtiva. A equipe de RH deve ser um exemplo de transparência ao comunicar informações aos colaboradores.
Mostrar para cada colaborador que o time de RH está disponível e disposto a ouví-lo, sem julgá-lo, é uma forma de fazer com que ele se sinta mais disposto a expor a situação, entender que a organização está lá para ajudá-lo e que busca formas de apoiá-lo.

Melhore o ambiente de trabalho

Um ambiente de trabalho que não seja confortável para o funcionário, pode levá-lo ao estresse, causar acidentes e erros, além de criar desmotivação, que são as principais causas do absenteísmo.

Criar um ambiente de trabalho mais positivo e acolhedor envolve diversas medidas, como transformar o local físico para que ele seja mais seguro e aconchegante. E, mais do que isso, também é importante incentivar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

Tenha ações e uma cultura que promova e incentive a saúde do colaborador

Quando vários colaboradores apresentam o mesmo problema de saúde, é importante que se entenda a causa e implemente medidas eficazes dentro da empresa para promover a melhora dessa situação.

Transforme a saúde em um pilar importante e essencial da cultura da empresa, indo além de ações e campanhas específicas para problemas específicos.

Campanhas como Janeiro Branco, Setembro Amarelo, Outubro Rosa e Novembro Azul conscientizam e motivam as pessoas a cuidarem da saúde mental e física. Para saber o passo a passo de como criar uma campanha de saúde de sucesso na sua empresa, baixe o nosso e-book exclusivo sobre o tema.

É importante sempre ressaltar para cada colaborador que ele pode se sentir acolhido e seguro para comunicar caso tenha algum problema grave à organização, que estará sempre disponível para ajudar.

Momentos de descontração também são muito bem-vindos: happy hours e confraternizações são uma ótima forma de promover um momento de relaxamento, alegria e interação entre os times.

Tenha uma gestão de dados de saúde integrada com dados de absenteísmo

Uma gestão de saúde baseada em dados permite obter insights sobre como anda a saúde dos colaboradores para, assim, tomar decisões mais assertivas com foco nas necessidades do time.

Aqui na HealthBit, além de oferecermos uma gestão de saúde efetiva com a nossa inteligência de dados, o nosso BI oferece também uma integração com dados de absenteísmo. Nessa integração, fazemos um cruzamento de dados de absenteísmo com os dados de sinistro.

Ao ter acesso às informações do que está acontecendo na empresa, você consegue pensar em ações específicas de saúde para conseguir reduzir de forma mais eficaz o absenteísmo.

A HealthBit é especialista na promoção de saúde dentro de empresas, criando planos e ações específicas para a necessidade de cada cliente. Com nossa inteligência de dados, conseguimos oferecer informações e insights valiosos sobre a taxa de absenteísmo da empresa e conseguir reduzi-la com ações efetivas.